SelectLine Fibu Direkt/Stapel/weitere externe Fibu-Schnittstellen

Mandant / Einstellungen (Seite Fibuexport) - Fibu-Kopplung "Parameter"
Schnittstellen / Fibu-Export / ... (exklus. DATEV)

Generell gilt:
Für die angegebenen Fibu-Programme können die Buchungen für Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Zahlungen getrennt exportiert werden.
Jeder Export bekommt vom Programm eine fortlaufende Nummer (pro Jahr), wird mit Datum und Uhrzeit protokolliert und kann beliebig oft wiederholt werden.
Für jeden neuen Export werden nur die Belege herangezogen, die noch nicht exportiert wurden und deren Datum kleiner oder gleich Exportieren bis ist.
Als Buchungsdatum wird immer das Belegdatum (Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen) bzw. bei "Zahlung" das Zahldatum exportiert.

Bitte beachten Sie die Besonderheiten bei Direkt- und COM-Export und Export in eine externe Datei. Vergleichen Sie auch die Mandanteneinstellungen für Fibukonten, Bereich Fibu-Kopplung.

Wichtig: Ein- bzw. Ausgangsrechnungen und Zahlungen können nach dem Export in die Fibu im Warenwirtschaftsprogramm nicht mehr geändert werden.

Zeitraum

Berücksichtigt werden alle nicht exportierten Belege, deren Belegdatum im Bereich bis einschließlich des eingegebenen Datums liegt. Vorgeschlagen wird immer der letzte Tag des Vormonats.

Exportparameter

  • Belege
    Hier können Sie für den Export getrennt nach Kunden- und Lieferantenbelegen zwischen allen, keinen oder einzelnen Umsatzbelegarten auswählen.
    Ausgangsbelege (Rechnung, Gutschrift) werden nur exportiert, wenn sie den Status "gedruckt" besitzen und die Belegsumme ungleich Null ist. Bei Eingangsbelegen (Eingangsrechnung) wird der "gedruckt"-Status nicht geprüft.
    Belege, die noch den Bearbeitungsstatus "In Bearbeitung" tragen, werden nicht exportiert.
    Gedruckte Nullbelege erhalten das Exportdatum und werden aber nur exportiert, wenn in den Positionen unterschiedliche, zu bebuchende Erlöskonten verwendet werden. Andernfalls werden diese Nullbelege nicht exportiert und im Fehlerprotokoll ausgewiesen.
  • Zahlungen
    Der Export von Zahlungen (Buchungen für die Barzahlungsein- und -ausgänge) erfolgt optional.
    Nur beim Stapelexport wird zwischen "vereinbart" und "vereinnahmt" unterschieden.
    Für "vereinnahmt" bekommt der Buchungssatz den Steuercode für die Umbuchung von nichtfällige auf fällige Steuer.
    Für "vereinbart" wird kein Steuercode übergeben. Optional können die Kassenbelege einzeln mit der Original-Belegnummer gebucht werden.
  • Kassenbelege einzeln buchen
    Ist diese Option gesetzt, werden Kassenbelege einzeln mit ihrer Original-Belegnummer gebucht.
  • Mahngebühren und -zinsen
    Mit gesetzter Option werden Gebühren und Zinsen aus verbuchten Mahnbelegen exportiert.
  • Wareneinsatz
    Bei gesetzter Option wird für Ausgangsrechnungen automatisch eine Umbuchung vom Bestandskonto auf das Aufwandskonto laut Erlöskontengruppe generiert. Der Buchwert wird aus dem aktuellen Kalkulationspreis der Belegposition ermittelt.
    Eine Umbuchung würde auch bei einem Rechnungsbetrag von 0,00 erfolgen.
  • Handelsstücklisten auflösen
    Ebenso kann optional festgelegt werden, ob bei Handelsstücklisten der Stücklisten-Hauptartikel oder die einzelnen Stücklisten-Unterartikel gebucht werden.

Optionen beim Export

  • Text2 = Leer (nur beim Export SelectLine Fibu Direkt, COM und Stapel)
    Ist die Option aktiviert, werden für den Buchungstext 2 keine Daten exportiert.
  • UStID-Pflicht beachten
    Belege ohne UStID, aber mit aktivierter Option "UStID-Pflicht" in den Positionen werden beim Fibuexport abgewiesen.
  • Export in nächste freie Periode (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung)
    Ist diese Option nicht aktiviert, werden Belege mit Belegdatum in bereits abgeschlossener Buchungsperiode nicht in die Fibu exportiert. Diese Belege gelangen ins Fehlerprotokoll bzw. es erscheint beim Einzelbelegexport die Meldung "Periode xxx bereits abgeschlossen!".
    Bei aktivierter Option werden die Belege in die nächste freie Periode exportiert.
  • Optionen der Kostenrechnung prüfen (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung)
    Bei gesetzter Option werden die zu exportierenden Belege bzgl. der Voraussetzungen und Einstellungen für die Kostenrechnung geprüft. Ggf. erfolgt ein entsprechender Eintrag im Fehlerprotokoll und der Beleg wird nicht exportiert.
    Andernfalls werden die Belege ohne Fehlermeldung in das Rechnungswesen exportiert. Die erzeugten Kostendatensätze entsprechen u.U. nicht den Einstellungen des Rechnungswesens (Kostenstellen/-träger fehlen bzw. obwohl nicht erlaubt, sind beide Einträge vorhanden). Hier muss dann manuell nachgearbeitet werden.
  • Einstellungen für Personenkonten / Sachkonten (nur bei Direkt- oder COM-Kopplung)
    "Nicht prüfen" - keine Aktion.
    (Es wird davon ausgegangen, dass Personenkonten immer in Rewe angelegt werden - entweder über das Erfassen der Kunden/Lieferanten als Debitoren/Kreditoren und dem damit verbundenen automatischen Anlegen der Konten in Rewe bzw. aus den Kunden/Lieferanten über die Kontenfunktion "Personenkonten anlegen".)
    "Anlegen" - nicht vorhandene Personenkonten werden mit dem Export automatisch angelegt.
    "Anlegen und Prüfen" - nicht vorhandene Personenkonten werden mit dem Export automatisch angelegt, und es wird geprüft, ob Bezeichnung und Einstellung vorhandener Personenkonten mit der jetzt erwarteten / zu bildenden übereinstimmt.
    "Anlegen und Aktualisieren" - nicht vorhandene Personenkonten werden mit dem Export automatisch angelegt und vorhandene Konten, für die Bezeichnung und Einstellung mit der jetzt erwarteten / zu bildenden nicht übereinstimmt, werden aktualisiert.

Kontenbezeichnung

  • Personenkonten
    Die Kontenbezeichnung für Personenkonten kann über Platzhalter gebildet werden. Die beim Export gebildete Bezeichnung wird zum Anlegen, Prüfen und Aktualisieren verwendet.

    Beispiel:
    Die Kontenbezeichnung soll aus Name und Vorname, getrennt durch Komma, gebildet werden.
    Eingabe im Feld Personenkonten:
    {Buchkonto Name}+","+{Buchkonto Vorname}

    Platzhalter aus dem Beleg für die Bildung des Personenkontos können im Feld "Personenkonten" ausgewählt werden. Im Fenster der Feldauswahl können Sie über den Schalter "Verweis", wie im Formulareditor, weitere Datenfelder anderer Tabellen auswählen.
    Prüfen Sie mit dem Schalter "Testen" im Anschluss an Ihre Formeldefinition unbedingt die Richtigkeit der Syntax Ihrer Eingabe.

Optionen beim COM-Export
Optional kann festgelegt werden, ob Fibu-relevante Stammdaten geprüft, angelegt und/oder aktualisiert werden. Für Kunden und Lieferanten kann zusätzlich eingestellt werden, ob die Standardkontaktadresse, die Standardbankverbindung, der Bankbezug und, wenn daraus erforderlich, auch die Bank neu angelegt wird.

Optionen beim Stapelexport

Bei aktiver Option "Personenkonto = Kunden- bzw. Lieferantennummer" wird als Personenkonto nicht das Konto aus dem Eingabefeld »Fibu-Konto« im Beleg sondern die Kunden- bzw. Lieferantennummer verwendet. 
Unter Exportdatei wird der Name und der Verzeichnispfad für die Exportdatei eingegeben. Mit dem Schalter rechts neben dem Feld können Sie einen Dateiauswahldialog öffnen, der Sie dabei unterstützt.

Optionen beim BMD-Export

Bei aktiver Option "Keine Kostenperiode übermitteln" werden die Felder Kostenperiode und Kosten-Monatsverteiler in der Exportdatei mit 0 gefüllt.
Somit wird in der BMD-Fibu eine Verteilung der Kosten auf mehrere Monate verhindert. Als mögliches Format kann zwischen BMD NTCS und BMD 5.5 unterschieden werden.

Hinweis:

Es werden auch Umbewertungen und Ausgleichsbuchungen von debitorischen Kreditoren exportiert.
 

Direktexport und Export via COM
Ist ein Mandant als Wawi- und Fibu-Mandant angelegt, sollten die Belege per Direktexport in die Fibu exportiert werden.
Mit dem Direktexport werden, optional einstellbar, sowohl nicht vorhandene Personenkonten als auch Sachkonten (mit den Einstellungen aus dem Nummernkontext heraus) in den Kontenstammdaten angelegt.
Beim Export werden, die Belege hinsichtlich der Zulässigkeit der zu übertragenden Konten, die Optionen zur Kostenrechnung und die im Rechnungswesen festgelegten Zugriffsebenen des ausführenden Nutzers auf die Konten geprüft.
Im Fehlerfall wird der Export abgewiesen und in einem Fehlerprotokoll aufgeführt.
Der Export in einen separaten Fibu-Mandanten ist auch via COM-Schnittstelle möglich. Mit dieser Exportvariante können, optional einstellbar, Fibu-relevante Stammdaten geprüft, angelegt und/oder aktualisiert werden.

Export in eine externe Datei (Stapel, DATEV)
Der Export in eine externe Datei ist für getrennte Datenbestände vorgesehen. Es erfolgt keine Plausibilitätsprüfung der Personen- und Kontonummern im Beleg.

Hinweis:

Teilweise werden Dateiextensionen (Dateitypen) oder ganze Dateinamen in Abhängigkeit vom gewählten Ausgabeformat vorgegeben.

Exporte zurücknehmen

Generell kann ein erfolgter Export belegweise über den Belegstatus/Fibuexport/löschen zurückgenommen bzw. storniert werden.
Ein kompletter externer Export kann je Exportdatum über Schnittstellen / Fibu / Export löschen... zurück genommen werden.
Der Export direkt oder via COM kann sowohl im Beleg mit gleichzeitigem Storno der Fibu-Buchung zurückgesetzt werden - als auch über das Menü Direktexporte stornieren. Hierwerden externe Exporte beleg-/zahlungsweise gelistet - sie können nur einzeln zurückgenommen werden.